Condizioni generali di servizio

1. Definizioni

• Coachmint: Alexandru Gabriel Cotin, ditta individuale, P.IVA IT05005780233, con sede a Verona (VR), che fornisce il servizio.
• Professionista: il personal trainer, lo studio o il professionista che sottoscrive il servizio.
• Cliente finale: ogni persona seguita dal Professionista i cui dati sono gestiti tramite il servizio, compresi i contatti non ancora clienti.
• Piattaforma: l'insieme degli strumenti forniti da Coachmint: la dashboard del Professionista, l'Area Cliente e il Sito.
• Area Cliente: l'applicazione web, con il marchio del Professionista, usata dai Clienti finali.
• Sito: il sito web del Professionista realizzato con la Piattaforma.
• Abbonamento: il piano sottoscritto dal Professionista, con periodicità mensile o annuale.
• Listino: i piani e i prezzi pubblicati su coachmint.app/prezzi.

2. Oggetto e documenti contrattuali

2.1 Le presenti condizioni regolano la fornitura della Piattaforma da parte di Coachmint al Professionista.

2.2 Costituiscono parte integrante del contratto: le presenti condizioni; l'Allegato A, «Accordo sul trattamento dei dati personali»; il Listino in vigore alla data di sottoscrizione o di rinnovo; per i fondatori, le condizioni indicate nell'invito. In materia di dati personali, in caso di contrasto prevale l'Allegato A.

2.3 Il contratto si conclude quando il Professionista completa l'iscrizione e accetta le presenti condizioni e, separatamente, le clausole indicate all'art. 22.

3. Natura professionale

3.1 Il servizio è destinato esclusivamente a chi agisce nell'esercizio della propria attività professionale. Con l'iscrizione il Professionista dichiara di essere titolare di partita IVA e di non agire in qualità di consumatore. Al contratto non si applicano pertanto le disposizioni del D.Lgs. 206/2005 (Codice del Consumo) riservate ai consumatori.

3.2 I rapporti fra il Professionista e i Clienti finali, che possono essere consumatori, sono disciplinati dall'art. 10.

4. Account

4.1 Le credenziali di accesso sono personali. Il Professionista è tenuto a custodirle con diligenza e a comunicare senza ritardo a Coachmint qualsiasi uso non autorizzato di cui venga a conoscenza.

4.2 Il Professionista risponde dell'operato dei propri collaboratori che utilizzano la Piattaforma per suo conto.

4.3 Il Professionista garantisce che i dati inseriti, in particolare quelli relativi all'attività di vendita (denominazione, partita IVA, codice fiscale, indirizzo, PEC), sono veritieri e li mantiene aggiornati.

5. Il servizio

5.1 La Piattaforma comprende la dashboard del Professionista (agenda, clienti, schede, check-in, vendite, incassi, sito e marchio), l'Area Cliente e il Sito, come descritti su coachmint.app.

5.2 Coachmint sviluppa la Piattaforma nel tempo, aggiungendo e migliorando funzioni. La rimozione di una funzione essenziale è comunicata con almeno 30 giorni di preavviso e dà diritto al recesso secondo l'art. 19. Le funzioni indicate come «in arrivo» non fanno parte del contratto fino al loro rilascio.

5.3 La Piattaforma è uno strumento gestionale. Non fornisce consulenza medica, sanitaria o nutrizionale e non valuta l'idoneità dei Clienti finali all'attività fisica.

6. Prova e abbonamento

6.1 Prova. I primi 30 giorni sono gratuiti e non richiedono un metodo di pagamento. Il Professionista riceve un avviso nella dashboard nei sette giorni che precedono la scadenza. Se alla scadenza non è stato registrato un metodo di pagamento, l'accesso alla dashboard è limitato alla pagina «Il tuo piano»; il Sito e l'Area Cliente restano attivi.

6.2 Fondatori. Il Professionista che si iscrive con un invito da fondatore ha diritto a 60 giorni di prova e, successivamente, a uno sconto del 40% sul prezzo del piano per tutta la durata dell'Abbonamento, anche in caso di cambio di piano. Lo sconto non si applica alla commissione di cui all'art. 9 e decade con la cessazione dell'Abbonamento.

6.3 Cambio di piano. Il Professionista può cambiare piano in qualsiasi momento dalla pagina «Il tuo piano». Il cambio ha effetto immediato; la differenza relativa al periodo già pagato è conguagliata tramite Stripe.

6.4 Invito di un collega. Se un professionista si iscrive tramite il link di invito del Professionista, il nuovo iscritto ha diritto a un mese gratuito al termine della prova e il Professionista a un mese gratuito al primo addebito del nuovo iscritto. Il mese gratuito è applicato come sconto in fattura.

7. Corrispettivi e pagamento

7.1 I corrispettivi sono quelli del Listino. Sono prezzi finali: Coachmint opera in regime forfettario e non applica l'IVA ai sensi dell'art. 1, commi 54–89, della Legge 190/2014.

7.2 L'Abbonamento è pagato in via anticipata, con cadenza mensile o annuale (l'annuale corrisponde a 10 mensilità), mediante addebito automatico sul metodo di pagamento registrato presso Stripe. Si rinnova automaticamente alla scadenza, salvo disdetta ai sensi dell'art. 15. Per ogni pagamento Coachmint emette fattura elettronica.

7.3 In caso di mancato pagamento, Stripe ripete il tentativo di addebito per alcuni giorni e il Professionista ne riceve avviso. Se il pagamento non va a buon fine, l'accesso alla dashboard è limitato alla pagina «Il tuo piano» fino al saldo; il Sito e l'Area Cliente restano attivi.

7.4 I corrispettivi versati non sono rimborsabili, salvo quanto previsto agli artt. 15.3 e A.5 o dalla legge.

8. Limite dei Clienti finali

8.1 Ogni piano comprende un numero massimo di Clienti finali attivi. È considerato attivo, indipendentemente dallo stato assegnato nella dashboard, il Cliente finale che negli ultimi 30 giorni ha avuto una seduta, un allenamento registrato o un check-in, oppure ha una scheda in corso o un pacchetto o abbonamento valido. Non sono considerati attivi i contatti non ancora clienti, i Clienti finali nei primi 30 giorni della fase di prova che precede la valutazione iniziale, e quelli privi di attività da oltre 30 giorni.

8.2 Raggiunto il limite, il Professionista non può attivare nuovi Clienti finali fino al passaggio al piano superiore o alla riduzione dei Clienti finali attivi.

8.3 Il Cliente finale che acquista tramite il Sito è attivato anche oltre il limite. Da quel momento il Professionista dispone di 14 giorni per passare al piano superiore o rientrare nel limite; trascorso il termine, l'accesso alla dashboard è limitato alla pagina «Il tuo piano» fino al rientro. Il Sito e l'Area Cliente restano attivi.

9. Pagamenti dei Clienti finali

9.1 I pagamenti online dei Clienti finali sono gestiti da Stripe su un conto intestato al Professionista, in base al contratto che il Professionista sottoscrive direttamente con Stripe. Le somme sono accreditate da Stripe al Professionista; Coachmint non le incassa né le detiene.

9.2 Per i piani che la prevedono, Coachmint trattiene su ogni pagamento online una commissione pari alla percentuale indicata nel Listino. Le commissioni di ciascun mese sono fatturate con un'unica fattura. Le commissioni applicate da Stripe sono a carico del Professionista secondo il suo contratto con Stripe.

9.3 Il contratto di vendita intercorre fra il Professionista e il Cliente finale. Prezzi, condizioni, rimborsi, contestazioni di pagamento e diritto di recesso dei consumatori sono di competenza del Professionista; Coachmint mette a disposizione gli strumenti per gestirli (conferma d'acquisto, calcolo del recesso, rimborso) ma non è parte della vendita.

9.4 Le fatture ai Clienti finali sono emesse dal Professionista. Coachmint non le trasmette al Sistema di Interscambio per suo conto e fornisce i dati necessari alla loro emissione.

10. Obblighi del Professionista

10.1 Il rapporto di allenamento intercorre fra il Professionista e il Cliente finale. Il Professionista è il solo responsabile delle prestazioni, delle schede, delle indicazioni fornite e della loro sicurezza, nel rispetto delle norme che regolano la sua attività.

10.2 Per i dati dei Clienti finali il Professionista è titolare del trattamento. Fornisce ai Clienti finali l'informativa (quella del Sito, che può integrare), raccoglie i consensi necessari, in particolare per i dati relativi alla salute, e ne risponde. Coachmint tratta tali dati per suo conto secondo l'Allegato A.

10.3 Il certificato medico, le valutazioni e i questionari di screening sono strumenti a disposizione del Professionista, che decide se e quando richiederli secondo la legge e il proprio metodo.

10.4 I contenuti pubblicati sul Sito (testi, immagini, confronti «prima e dopo», testimonianze) devono essere del Professionista o da lui legittimamente utilizzabili, con il consenso delle persone ritratte o citate.

11. Uso consentito

È vietato utilizzare la Piattaforma per attività illecite; per inviare comunicazioni non richieste; per pubblicare contenuti offensivi o lesivi di diritti altrui; per tentare di accedere ad account o dati di terzi; per caricare codice dannoso; per sovraccaricare il servizio; per rivenderlo a terzi senza accordo scritto con Coachmint.

12. Proprietà intellettuale

12.1 I contenuti caricati dal Professionista (schede, testi, immagini, marchio) e i dati dei Clienti finali restano di sua proprietà. Il Professionista concede a Coachmint il diritto di conservarli, visualizzarli ed elaborarli nella sola misura necessaria all'erogazione del servizio.

12.2 Il software, il marchio Coachmint e ogni altro elemento della Piattaforma non caricato dal Professionista appartengono a Coachmint. Il Professionista ne ha il diritto d'uso per la durata del contratto, senza facoltà di copiarli o modificarli.

12.3 Coachmint può utilizzare liberamente idee e suggerimenti ricevuti dal Professionista per migliorare la Piattaforma.

13. Continuità del servizio e assistenza

13.1 Coachmint adotta misure ragionevoli per garantire la continuità del servizio, che non è comunque garantito privo di interruzioni. Gli interventi di manutenzione programmata sono comunicati, ove possibile, con anticipo e svolti nelle fasce di minore utilizzo.

13.2 L'assistenza è fornita via email all'indirizzo info@cotinalexandru.com. Per prestarla il personale di Coachmint può accedere alla dashboard del Professionista; ogni accesso ha una durata massima di 2 ore, è registrato e viene segnalato al Professionista per tutta la sua durata.

13.3 Si raccomanda al Professionista di conservare una copia dei dati per lui essenziali, anche tramite l'esportazione disponibile nella scheda di ciascun Cliente finale.

14. Sospensione

14.1 Oltre ai casi degli artt. 6, 7 e 8, Coachmint può sospendere l'account, dandone comunicazione via email, in caso di violazione delle presenti condizioni o della legge, o di rischio concreto per la sicurezza del servizio o dei dati. In caso di urgenza la sospensione può precedere la comunicazione, che segue senza ritardo.

14.2 Durante la sospensione i dati sono conservati. Venuta meno la causa, l'account è riattivato.

15. Durata e recesso

15.1 Il contratto è a tempo indeterminato e si articola in periodi mensili o annuali che si rinnovano automaticamente.

15.2 Il Professionista può disdire in qualsiasi momento dalla pagina «Il tuo piano». La disdetta ha effetto alla fine del periodo già pagato e può essere revocata fino a quel momento.

15.3 Coachmint può recedere dal contratto con un preavviso di 30 giorni, comunicato all'indirizzo email dell'account. In tal caso rimborsa la quota del corrispettivo relativa al periodo non goduto. Coachmint può recedere con effetto immediato e senza rimborso in caso di grave violazione degli artt. 10 o 11.

16. Restituzione e cancellazione dei dati

16.1 Per 60 giorni dalla cessazione del contratto il Professionista può richiedere l'esportazione completa dei propri dati e di quelli dei Clienti finali, in formati leggibili da altri programmi.

16.2 Decorso tale termine, Coachmint cancella il database e i file del Professionista entro i successivi 30 giorni; le copie di sicurezza sono eliminate entro ulteriori 7 giorni. Sono conservati soltanto i dati che Coachmint è tenuta a conservare per legge, come le fatture.

17. Responsabilità

17.1 Salvo i casi di dolo o colpa grave, la responsabilità complessiva di Coachmint per danni derivanti dal contratto non può eccedere l'importo dei corrispettivi versati dal Professionista nei 12 mesi precedenti l'evento. Sono esclusi i danni indiretti, il lucro cessante e la perdita di opportunità.

17.2 Coachmint non risponde delle prestazioni del Professionista e dei suoi rapporti con i Clienti finali; dei servizi di Stripe e degli altri fornitori, per quanto non dipende da Coachmint; di dati inseriti in modo errato; delle interruzioni dovute a cause al di fuori del suo controllo.

17.3 Le limitazioni del presente articolo non si applicano nei casi in cui la legge non le consente e non riducono gli obblighi verso gli interessati previsti dall'Allegato A.

18. Manleva

Il Professionista tiene indenne Coachmint da ogni pretesa di Clienti finali o di terzi derivante dalla violazione, da parte del Professionista, delle presenti condizioni, della legge o di diritti altrui (ad esempio un consenso non raccolto o un contenuto non autorizzato), comprese le ragionevoli spese legali.

19. Modifiche

19.1 Coachmint può modificare le presenti condizioni, il Listino o le funzioni della Piattaforma. Le modifiche che riguardano il Professionista sono comunicate via email almeno 30 giorni prima della loro efficacia.

19.2 Il Professionista che non accetta le modifiche può recedere senza costi prima della loro entrata in vigore; in caso di aumento di prezzo, il prezzo precedente si applica fino alla fine del periodo già pagato. In assenza di recesso, le modifiche si applicano dalla data indicata.

19.3 Le modifiche imposte dalla legge o necessarie per la sicurezza possono avere effetto anticipato e sono comunicate appena possibile.

20. Disposizioni finali

20.1 Riservatezza. Coachmint mantiene riservate le informazioni sull'attività del Professionista e sui Clienti finali di cui viene a conoscenza tramite la Piattaforma. Il Professionista mantiene riservate le informazioni non pubbliche relative a Coachmint.

20.2 Comunicazioni. Coachmint invia le comunicazioni relative al contratto all'indirizzo email dell'account. Il Professionista le invia a info@cotinalexandru.com.

20.3 Cessione. Il Professionista non può cedere il contratto senza il consenso di Coachmint. Coachmint può cederlo a chi prosegue l'attività, dandone comunicazione al Professionista.

20.4 Invalidità parziale. L'eventuale invalidità di una clausola non pregiudica la validità delle altre.

21. Legge applicabile e foro competente

Il contratto è regolato dalla legge italiana. Per ogni controversia relativa al contratto è competente in via esclusiva il Foro di Verona.

22. Approvazione specifica

Ai sensi e per gli effetti degli artt. 1341 e 1342 del Codice civile, il Professionista approva specificamente, con separata dichiarazione resa all'atto dell'iscrizione, le seguenti clausole: 5.2 (modifica delle funzioni); 6.1 e 7.3 (limitazione dell'accesso alla dashboard); 7.2 (rinnovo automatico); 7.4 (esclusione dei rimborsi); 8.2 e 8.3 (limite dei Clienti finali); 14 (sospensione); 15.3 (recesso di Coachmint); 16 (cancellazione dei dati); 17 (limitazione di responsabilità); 18 (manleva); 19 (modifiche unilaterali); 20.3 (cessione del contratto); 21 (foro esclusivo).

Allegato A · Accordo sul trattamento dei dati personali

ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR»)

Il presente accordo disciplina il trattamento dei dati personali dei Clienti finali che Coachmint effettua per conto del Professionista nell'ambito del contratto. Il Professionista agisce in qualità di Titolare del trattamento; Coachmint in qualità di Responsabile.

A.1 Oggetto e durata

Il Responsabile tratta i dati al solo fine di erogare la Piattaforma, per la durata del contratto e per il periodo di restituzione previsto all'art. A.10. Natura, finalità, categorie di interessati e di dati sono descritte nell'Appendice 1.

A.2 Istruzioni del Titolare

Il Responsabile tratta i dati esclusivamente sulla base delle istruzioni documentate del Titolare, costituite dalle condizioni generali, dalle impostazioni scelte e dalle operazioni compiute dal Titolare nella Piattaforma. Il Responsabile non tratta i dati per finalità proprie, non li cede a terzi e non li utilizza per finalità pubblicitarie o per l'addestramento di sistemi di intelligenza artificiale. Il Responsabile informa il Titolare qualora ritenga che un'istruzione violi la normativa.

A.3 Riservatezza

Le persone autorizzate al trattamento per conto del Responsabile sono vincolate alla riservatezza e accedono ai dati solo quando necessario, in particolare per l'assistenza. Ogni accesso all'account del Titolare è registrato con operatore, data, motivo e indirizzo IP.

A.4 Sicurezza

Il Responsabile adotta le misure tecniche e organizzative dell'art. 32 GDPR descritte nell'Appendice 2. Le misure possono essere aggiornate nel tempo senza ridurre il livello di protezione.

A.5 Sub-responsabili

Il Titolare autorizza in via generale il ricorso ai sub-responsabili elencati nell'Appendice 3, ciascuno vincolato per contratto a obblighi equivalenti a quelli del presente accordo. Il Responsabile comunica via email l'aggiunta o la sostituzione di un sub-responsabile almeno 15 giorni prima. Il Titolare può opporsi per motivi legati alla protezione dei dati; in assenza di una soluzione condivisa, può recedere dal contratto senza costi, e il Responsabile rimborsa la quota del corrispettivo relativa al periodo non goduto.

A.6 Trasferimenti

I dati sono conservati nell'Unione Europea. Eventuali trasferimenti verso Paesi al di fuori dello Spazio economico europeo avvengono solo in presenza delle garanzie previste dagli artt. 44–49 GDPR, quali una decisione di adeguatezza o le clausole contrattuali standard della Commissione europea.

A.7 Diritti degli interessati

Il Responsabile assiste il Titolare nel rispondere alle richieste degli interessati: dalla scheda di ciascun Cliente finale il Titolare può esportarne i dati e cancellarlo, compresi i file associati. Le richieste ricevute direttamente dal Responsabile sono inoltrate al Titolare senza ritardo.

A.8 Violazioni dei dati personali

Il Responsabile comunica al Titolare ogni violazione dei dati personali senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore dalla scoperta, indicando la natura della violazione, le categorie e il numero approssimativo di interessati, le conseguenze probabili e le misure adottate o proposte. Il Responsabile assiste il Titolare nella notifica al Garante e nella comunicazione agli interessati.

A.9 Assistenza al Titolare

Il Responsabile fornisce al Titolare le informazioni necessarie per la valutazione d'impatto sulla protezione dei dati e per l'eventuale consultazione preventiva del Garante.

A.10 Cessazione del trattamento

Alla cessazione del contratto si applica l'art. 16 delle condizioni generali: restituzione su richiesta entro 60 giorni, cancellazione dei dati entro i successivi 30 giorni e delle copie di sicurezza entro ulteriori 7, salvo gli obblighi di conservazione previsti dalla legge.

A.11 Verifiche

Il Responsabile mette a disposizione del Titolare le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto del presente accordo. Il Titolare può richiedere una verifica, anche tramite un revisore vincolato alla riservatezza, una volta all'anno, con 30 giorni di preavviso e a proprie spese, salvo che la verifica segua una violazione dei dati personali.

A.12 Responsabilità

Al presente accordo si applicano i limiti dell'art. 17 delle condizioni generali, nella misura consentita dal GDPR e senza pregiudizio per i diritti degli interessati.

Appendice 1 · Descrizione del trattamento

Natura del trattamento: raccolta, registrazione, conservazione, consultazione, elaborazione, comunicazione al Cliente finale interessato, cancellazione. Finalità: erogazione della Piattaforma al Titolare.

Appendice 2 · Misure tecniche e organizzative

• Conservazione dei dati esclusivamente in Unione Europea, in un database separato per ciascun Titolare.
• Cifratura delle connessioni (HTTPS con HSTS) e delle credenziali di accesso ai database (AES-256).
• Password conservate esclusivamente come hash bcrypt; link di reimpostazione validi 60 minuti.
• Sessioni firmate, in cookie accessibili solo al server, separate per Titolare, Clienti finali e assistenza.
• Limitazione dei tentativi di accesso e dell'uso dei moduli pubblici.
• File conservati in un archivio non pubblico, nella cartella del Titolare, accessibili solo dalla dashboard o dall'Area Cliente.
• Registrazione degli accessi del personale per assistenza, con durata massima di 2 ore e avviso visibile al Titolare.
• Consensi dei Clienti finali registrati con versione del testo e data, e revocabili; cancellazione del certificato medico dopo la scadenza.
• Ripristino dei database a un momento precedente in caso di incidente.

Appendice 3 · Sub-responsabili autorizzati